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档案室电子档案管理中的注意事项

档案室电子档案管理中的注意事项 1电子档案的特点优势分析 电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括:其一,档案整理工作量大,需投入较大的人力物力,管理效率低下;其二,纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端
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档案室电子档案管理中的注意事项 1电子档案的特点优势分析
  电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括:其一,档案整理工作量大,需投入较大的人力物力,管理效率低下;其二,纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端;其三,传统纸质档案数量巨大且庞杂,在查阅、修改、填写时存在诸多不便;其四,纸质档案在保存上相对繁琐,易造成资源浪费。
  针对传统纸质档案的劣势,电子档案明显具有诸多优势,具体包括:其一,电子档案不受存储空间的限制,受自然条件的影响也相对较小;其二,电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势,大量节约了人力物力;其三,电子档案备份简便,在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势;其四,电子档案依托互联网的便捷,可以实现信息资源共享,具有方便快捷,提升管理效率等优势。
  当前电子档案是档案业发展的主要趋势,虽然电子档案相比纸质档案有很多优势,但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面,传统的纸质档案仍更占据优势。
  2电子档案在管理中可能遇到的问题
  2.1对电子档案管理的认识不足
  虽然电子档案在近些年发展势头迅猛,但总体而言它还是属于一种新鲜事物,相关配套制度发展并没有完全成熟,加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足,没有对档案室进行足够多的配套投入,导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢,缺乏有实质性的管理突破。
  2.2电子档案自身的管理问题
  电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异,这也给档案管理工作带来了很多新问题,例如,档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处本文由毕业论文网http://www.lw54.com收集整理理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题,与传统的档案管理存在差异,因此在问题解决方法上也不能一概而论。
  2.3档案管理人员的管理水平问题
  新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求,然而结合实际情况来看,很多档案室的档案管理人员水平参差不齐,能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够,或不具备信息化管理的能力,没有及时更新自身的业务知识储备,导致电子档案的优势得不到有效发挥。
  3加强档案室电子档案管理的措施建议
  3.1加强制度建设,提高对档案管理工作的重视程度
  档案在每个单位都占非常重要的地位,因此想加强档案室电子档案管理工作,首先,要提高对电子档案管理工作的认识,特别对领导干部的重视,通过加大投入形成由上至下的管理合力,提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性;其次,要建立科学全面的电子档案管理制度,档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份,便于使用查询,因此结合电子档案的管理特点,必须要完善电子档案的管理标准,明确档案管理部门的权利、义务、职责,对档案操作程序流程进行规范,建立一定的档案管理责任制度和监督制度,提高工作人员的责任意识,为实现动态化管理打好基础;最后,考虑到档案室的服务性质,还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系,为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
  3.2档案室电子档案管理的技术措施
  3.2.1电子档案硬件管理及保管
  电子档案易受温度、磁场等多方因素影响,存贮内容具有不稳定性,同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏,因此除了要在档案室设置专门的保管区域,还行配备安全性较高的电脑设备,因此需要结合档案室的实际情况,对档案管理软件进行科学的选择,既要保证稳定性,还要保证兼容性,例如,使用一次性写入光盘,具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。
  3.2.2做好数据备份恢复工作
  数据备份恢复主要是针对电子档案特点,利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时,可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题,需建立数据备份和恢复系统,保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。
  3.2.3加强档案室网络安全管理
  首先,要為档案室安装杀毒软件,建立防火墙,通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全,避免电子档案受到攻击;其次,可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密,对档案的访问或阅读设置权限,积极采用密匙管理,保证档案的真实性和原始性;最后,做好文件的安全监控工作,在推进纸质档案数字化的过程中,基于安全性考虑,采用“双轨制”归档法,发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。
  3.3加强档案管理人才队伍的建设,提升档案管理人员的综合素质
  电子档案的管理与传统的档案管理存在很大差异,这是给新时期的档案管理人才提出的更高要求。首先,档案管理人员除了要具备原有扎实的档案管理业务能力外,还要对以计算机为代表的信息技术有较为全面的掌握,能够适应电子档案管理所带来的新发展、新变化,除了需要有关单位加强对管理人员的教育培训,档案管理人员自身也要积极主动的去学习、融入、提高;其次,电子档案管理工作对档案管理人员的综合素质也提出了新要求,档案管理人员除了要具备较高的职业道德素养和廉洁作风外,还需结合电子档案管理工作的特点,具备良好的责任意识,网络安全意识,风险意识,保密意识等;最后,新时期的档案室电子档案管理工作发展变化飞快,这种变化一方面提升了对档案的需求,另一方面也对传统思想、制度、模式等造成了巨大变革,这就需要档案室的管理工作人员树立创新精神与创新意识,推动电子档案管理的创新发展。
  4结论
  综上所述,电子档案管理工作是一项系统且复杂的内容,电子档案在给传统档案业带来巨大突破,也给档案管理工作提出了新的要求,带来了新的挑战。在新时期的时代背景下,档案管理工作的信息化发展是一种必然趋势,而作为档案室的档案管理人员,要深入认识并积极适应电子档案所带来的新变化,明确电子管理管理中可能出现的新问题及注意事项,有针对性的加强管理电子档案管理,推动档案管理水平的发展迈向一个新高度。 转载请注明来源。原文地址:http://www.lw54.com/html/dangan/20171012/7267810.html   

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